Automatisera städföretaget – från förfrågan till RUT-underlag
Kort svar
Ett städföretag kan automatisera nästan allt runt själva städningen: förfrågningar som tas emot dygnet runt, offerter med RUT för privatkunder som godkänns i en länk och påminns om automatiskt, återkommande uppdrag som läggs ut av sig själva, påminnelser till kunden kvällen före och månadsfakturor med underlag för RUT-ansökan. Det som ska ligga kvar hos er är priset på ovanliga uppdrag, kontakten när något har gått fel och planeringen en riktigt dålig dag.
Förfrågan tas emot medan ni städar
De flesta förfrågningar kommer under dagen, när ni står i någons kök. En agent i telefon, chatt, mail och sociala medier tar emot förfrågan och lägger den hos er som ett ärende, med kundens uppgifter. Ni svarar när ni har tid – men kunden har fått svar direkt.
Offert med RUT som godkänns i en länk
Offerten skickas som en länk. Kunden läser den och godkänner med ett klick, utan att skapa ett konto, och RUT-avdraget för privatkunder är redan uträknat. Personnumret som behövs för RUT sparas krypterat.
Har kunden inte svarat skickas en påminnelse efter tre dagar och en till efter sju. Kunder som har godkänt men inte valt tid påminns också.
Återkommande uppdrag läggs ut av sig själva
Städning varannan vecka hos samma kund ska inte behöva läggas in för hand. Återkommande uppdrag läggs ut sex veckor framåt, och schemat fylls på varje natt.
Ombokning och påminnelse kvällen före
Kunden kan flytta eller avboka sitt besök på sin egen sida eller i telefon, och får en påminnelse kvällen före. Flyttas ett besök får kunden ett mail om den nya tiden.
Sjukanmälan som flyttar besöken
När en städare sjukanmäler sig flyttas de berörda besöken, och kunderna får ett mail om det. Ni slipper ringa runt på morgonen.
Städarens mobil
Varje städare har sina uppdrag i mobilen, med portkod och checklista, och trycker Ankom, Påbörjat och Klart under besöket. Ni ser hur dagen går utan att ringa någon.
Månadsfakturan och underlaget för RUT
Den 1:a varje månad skapas månadsfakturorna och skickas, via Fortnox eller med mail. Svaria tar också fram underlaget för RUT-ansökan till Skatteverket och läser av i Fortnox vilka fakturor som är betalda.
Det som ska ligga kvar hos er
- Priset på ovanliga uppdrag. En flyttstädning av ett hus i dåligt skick kräver ert omdöme.
- Kontakten när något har gått fel. En kund som är missnöjd med städningen vill prata med er.
- Planeringen en riktigt dålig dag. När flera är sjuka samtidigt behöver någon prioritera.
Vanliga frågor
Kan systemet räkna ut RUT-avdraget?
Ja, offerten räknar ut avdraget för privatkunder. RUT gäller privatpersoner, aldrig företag.
Måste kunden skapa ett konto för att godkänna offerten?
Nej. Kunden godkänner i en länk.
Hur fungerar återkommande städning?
Uppdraget läggs in en gång med hur ofta det ska upprepas, och besöken läggs ut sex veckor framåt.
Kan städarna se sina uppdrag i mobilen?
Ja, med portkod, checklista och knapparna Ankom, Påbörjat och Klart.
Vill ni jämföra system? Läs Bästa systemet för städföretag 2026.
