Så automatiserar du vardagen i ett litet tjänsteföretag med AI

Kort svar

Ett litet tjänsteföretag kan i dag låta AI sköta det mesta av den återkommande kundkontakten: svara i telefon, mail, chatt och sociala medier, boka och flytta tider, påminna före besöket och föra anteckningar om varje kund. Det som ska ligga kvar hos er är bedömningar, klagomål och allt AI:n är osäker på – och en bra lösning lämnar över de ärendena med hela samtalet bifogat. Börja med kanalen där ni tappar flest kunder i dag.

Var tiden försvinner

I de flesta små tjänsteföretag är det inte själva jobbet som tar tiden, utan allt runt omkring:

1. Telefonen ringer när ni står mitt i ett uppdrag, och ett missat samtal blir ofta en kund hos någon annan.
2. Mailen och meddelandena samlas på kvällen: frågor om lediga tider, om priser ni redan har lagt ut och om ombokningar.
3. Bokningarna ska föras in, flyttas och bekräftas.
4. Påminnelserna före besöket görs för hand eller inte alls.
5. Offerterna och fakturorna skrivs i efterhand, ofta på helgen.
6. Kunskapen om kunderna sitter i huvudet på den som tog samtalet.

Allt det här återkommer, och nästan allt följer samma mönster varje gång. Det är precis det som går att automatisera.

Åtta saker ni kan lämna över

1. Svara i telefon. En röstagent kan svara när ni inte hinner, kolla lediga tider, boka och koppla vidare det som är brådskande.
2. Svara på mail, chatt och sociala medier. Samma kunskap om ert företag används i alla kanaler, så att svaren blir desamma oavsett var frågan kommer in.
3. Boka, flytta och avboka tider. Agenten ser kalendern och bokar direkt, i stället för att lämna ett meddelande som ni måste ringa tillbaka på.
4. Påminna före besöket. Ett SMS eller mail en bestämd tid innan gör att färre glömmer bort sin tid.
5. Fylla i kundkortet. Varje samtal, mail och bokning hamnar på samma kund, så att nästa kontakt börjar med historiken på plats.
6. Sammanfatta samtal. I stället för att lyssna igenom ett samtal läser ni en kort sammanfattning av vad kunden ville.
7. Följa upp efteråt. En förfrågan om en recension efter besöket, och ett utskick till kunder som inte hörts av på länge.
8. Ta fram underlag för offert och faktura. Tid, material och avdrag räknas ihop, så att ni bara behöver granska.

Det som ska ligga kvar hos en människa

AI är bra på det som följer ett mönster och sämre på det som kräver omdöme. Lämna inte över:

1. Klagomål. En missnöjd kund vill prata med någon som kan ta ansvar.
2. Bedömningar. Priset på ett ovanligt jobb, ett undantag från era regler, ett juridiskt eller medicinskt råd.
3. Det AI:n är osäker på. En bra agent säger hellre att någon återkommer än gissar.

Det avgörande är hur överlämningen går till. Ni ska få veta vem kunden är, vad personen ville och hur ni når den – utan att behöva fråga om. I Svaria får ni en notis om ärendet, samtalet ligger kvar på kundkortet, och frågor agenten inte kunde svara på samlas så att ni kan lägga in svaret till nästa gång.

Två vägar att gå

Koppla ihop allmänna verktyg. En chattbot på hemsidan, en kalender, ett mailprogram och en tjänst som Zapier eller Make som flyttar uppgifter mellan dem. Fördelen är att ni kan börja smått och välja varje del själva. Nackdelen är att delarna inte vet om varandra: chattboten känner inte till samtalet i går, och någon måste hålla ihop kopplingarna när något ändras.

Ett system där AI:n är inbyggd. Agenterna, bokningen, kundkorten och branschverktygen ligger i samma system och delar samma kundminne. Fördelen är att allt hänger ihop från början. Nackdelen är att ni samlar mer i ett system och behöver lägga in era uppgifter ordentligt från start.

Svaria är en plattform av det andra slaget: agenter i telefon, mail, chatt och sociala medier, kundkort som fylls i från alla kanaler, och branschverktyg för bland annat restauranger, städföretag och hantverkare.

Kom igång

1. Välj en kanal. Den där ni tappar flest kunder i dag – oftast telefonen eller mailen.
2. Lägg in det agenten ska kunna. Öppettider, tjänster, de priser ni redan har lagt ut och era regler för ombokning.
3. Bestäm vad som ska lämnas över. Skriv ner vilka ärenden som alltid ska till er.
4. Läs de första samtalen. Rätta det som blev fel och fyll i det som saknades.
5. Lägg till nästa kanal när den första fungerar.

Vanliga frågor

Blir det opersonligt för kunderna?

Inte om AI:n sköter det återkommande och ni tar resten. Kunden får svar direkt i stället för att vänta, och ni får mer tid till de samtal som kräver er.

Behöver jag kunna något tekniskt?

Nej, inte med ett system där allt ligger på samma ställe. Det ni behöver göra är att beskriva ert företag: tjänster, öppettider och regler.

Hur vet jag vad AI:n har sagt?

Ni ska kunna läsa varje samtal och varje mail i efterhand. Gör det de första veckorna, så ser ni snabbt vad som behöver justeras.

Vad händer om AI:n inte kan svara?

Den ska säga att någon återkommer och lämna över ärendet till er med kundens uppgifter. Frågan blir då något ni kan lägga in svaret på till nästa gång.

Se hur Svarias AI-chatt fungerar →